Pernah sudah siap meeting dengan klien, tapi ternyata ruangannya sedang dipakai tim lain? Atau harus keliling kantor hanya untuk mencari ruang meeting yang kosong?
Situasi seperti ini cukup umum terjadi di kantor. Apalagi kalau jumlah ruang meeting terbatas, sementara setiap tim punya jadwal masing-masing. Kalau masih mengandalkan catatan manual atau saling bertanya lewat chat, jadwal bentrok jadi lebih mudah terjadi.
Untuk mengatasinya, Room Booking System dari InnoGRAPH hadir sebagai solusi digital untuk membantu perusahaan mengatur penggunaan ruang meeting dengan lebih praktis, teratur, dan efisien.
Apa itu Room Booking System?
Room Booking System adalah sistem digital yang digunakan untuk mengatur dan melakukan reservasi ruang meeting. Pengguna dapat melihat status ruangan, mengetahui jadwal yang tersedia, hingga melakukan booking tanpa harus mengecek ruangan secara manual.
Jadi, karyawan tidak perlu lagi menebak-nebak ruangan mana yang kosong atau bertanya satu per satu ke tim lain. Ketersediaan ruang dapat dilihat melalui sistem, kemudian ruangan bisa dipesan sesuai kebutuhan.
Kenapa Kantor Membutuhkan Room Booking System?
Semakin banyak aktivitas meeting, semakin tinggi pula kemungkinan terjadinya bentrokan jadwal.
Di sinilah Room Booking System kantor dapat membantu.
Apa fungsi dari ROOM BOOKING SYSTEM?
Mengurangi Risiko Double Booking
Sebelum melakukan reservasi, pengguna bisa melihat jadwal dan status ruangan terlebih dahulu. Jadi, satu ruangan tidak mudah dipesan oleh dua orang atau tim pada waktu yang sama.
Lebih Cepat Menemukan Ruangan Kosong
Tidak perlu lagi berkeliling lantai kantor untuk mencari ruangan yang tersedia. Informasi mengenai status ruangan dapat dilihat secara digital
Mencegah Ghost Booking
Pernah menemukan ruangan yang sudah di-booking, tetapi tidak digunakan? Fitur Automatic Release dapat membantu mengatasi hal ini. Jika pengguna tidak melakukan check-in dalam waktu yang telah ditentukan, sistem dapat membatalkan reservasi secara otomatis sehingga ruangan bisa digunakan kembali.
Penggunaan Ruang Lebih Terukur
Data penggunaan ruangan dapat dikumpulkan dan dianalisis. Perusahaan dapat mengetahui ruangan mana yang paling sering digunakan, kapan ruangan paling padat, hingga bagaimana fasilitas meeting dimanfaatkan.
Bukan Cuman Layar, Ada Software dan Hardware
Room Booking System dari InnoGRAPH tidak hanya menyediakan perangkat display untuk ditempatkan di depan ruangan. Sokusi Room Booking System InnoGRAPH terdiri dari hardware dan software yang terintegrasi.
Hardware Room Booking System, Salah satu perangkat yang digunakan adalah Digisign Wallmount 10LP Black yang berfungsi sebagai display informasi dan booking di depan ruang meeting.
Spesifikasinya meliputi:
Layar 10.1 inci LCD touch panel
Android 11
Ram 2Gb
Storage 16GB
Touchscreen untuk melakukan interaksi secara langsung
LED indikator status ruangan
Lampu hijau untuk menunjukkan ruangan tersedia
Lampu merah untuk menunjukkan ruangan sedang digunakan
Dengan adanya LED indikator, status ruangan dapat diketahui dengan cepat bahkan sebelum pengguna menyentuh layar.
Software Room Booking System
Hardware tersebut didukung oleh GoGet Room Display X, yaitu software yang digunakan untuk mengelola sistem reservasi dam informasi ruang meeting.
Beberapa fitur yang tersedia antara lain:
Integrasi Kalender
Dapat terhubung secara real-time dengan Google Calendar serta Microsoft Exchange / Office 365, sehingga jadwal meeting dapat tersinkronisasi dengan sistem kalender yang sudah digunakan perusahaan.
Instant Booking
Karyawan dapat melakkan pemesanan langsung melalui layar yang berada di depan ruangan.
Automatic Release
Jika pengguna tidak melakukan check-in dalam waktu tertentu, sistem dapat membatalkan booking secara otomatis sehingga ruangan dapat digunakan oleh pengguna lain.
Room Search
Pengguna dapat mencari ruangan berdasarkan kebutuhan seperti kapasitas maupun fasilitas yang tersedia.
Centralized Management
You can edit colors and backgrounds to highlight features.
Analytics
Data penggunaan ruangan dapat digunakan untuk melihat pola pemakaian dan membantu perusahaan melalukan evaluasi fasilitas.
Cocok Digunakan di Berbagai Area
Room Booking System tidak hanya cocok untuk perkantoran. Sistem ini dapat diterapkan di berbagai tempat, seperti:
Kantor
Untuk Meeting Room, Conference Room dan Ruang Diskusi.
Duplicate
Untuk mengatur Ruang Meeting dan Conference Room bagi tamu maupun kebutuhan internal.
Tempat Berbelanja
Untuk Ruang Meeting pengelola maupun area yang digunakan tenant.
Kampus
Untuk Ruang Rapat, Ruang Diskusi dan Area Meeting bersama.
Pilihan Paket Room Booking System InnoGRAPH
InnoGRAPH menyediakan pilihan paket lisensi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, mulai dari basic hingga Business.
Selain pembelian langsung, InnoGRAPH juga menyediakan opsi Managed Service (MDS) untuk perusahaan yang membutuhkan pengelolaan solusi secara lebih terintegrasi
Ingin tahu konfigurasi hardware dan software Room Booking System yang sesuai untuk bisnis Anda? Hubungi tim InnoGRAPH dan konsultasikan kebutuhan Anda sekarang!